在非标自动化项目中，信息流的管理往往比机械结构本身更复杂。需求频繁变更、零件交期飘忽、多任务并行——这些“软性”挑战常导致项目延期。过去，我们依赖Excel、邮件、即时通讯和纸质单据的拼凑，信息孤岛丛生。如今，借助Notion这类一体化工作台，我们可以构建一个集中、联动、可追溯的数字项目中枢，极大提升工程团队的协同效率。

1. 构建需求池：将模糊需求转化为结构化任务

项目伊始，客户需求、内部优化想法、现场反馈纷至沓来。一个混乱的“需求池”是灾难的开始。在Notion中，我们应建立一个数据库（Database） 来结构化管理这一切。

  • 核心属性设计：
    • 需求标题：简明扼要，如“转盘机构定位精度提升至±0.02mm”。
    • 需求来源：单选属性，选项可设为“客户”、“生产”、“研发”。
    • 状态：单选，流程化为“待评估”、“已采纳”、“排期中”、“进行中”、“已完成”、“已驳回”。这是看板视图的基石。
    • 优先级：单选（P0/P1/P2），结合影响度与紧急度判断。
    • 关联项目：关联到“项目总览”数据库，实现需求与项目的挂钩。
    • 详细描述：富文本字段，可粘贴图片、图纸截图，甚至链接至云盘上的3D模型。

关键操作：为“需求池”数据库创建一个看板视图（Board View），按状态分组。这样，所有需求的流转过程一目了然，杜绝遗漏。评审会议时，直接拖动卡片即可更新状态。

2. 零件清单与采购看板：掌控供应链命脉

非标设备的零件往往小批量、多品种、定制化，交期管理是痛点。在Notion中新建一个“零件清单”数据库，与需求、项目深度关联。

  • 核心属性设计：
    • 零件名称/图号：唯一标识。
    • 规格型号：如“SMC气缸，MDBB 32- 100 D”。
    • 材质/标准：如“SUS 304”、“国标GB/T 70.1”。
    • 数量：数字属性。
    • 关联需求或关联装配体：关联字段，追溯该零件用于实现哪个需求或哪个模块。
    • 采购状态：单选，如“待询价”、“已下单”、“在途”、“已入库”、“延误”。
    • 期望交期与确认交期：日期属性，两者对比可清晰暴露风险。
    • 供应商与采购链接：文本与URL属性，方便快速跟进。

关键操作：为“零件清单”创建表格视图（Table View）用于快速录入和筛选；同时创建一个看板视图，按采购状态分组。项目经理每日扫一眼“延误”和“在途”分组，即可主动预警，而非被动等待。

3. 时间轴视图：可视化全局项目进度

设计、加工、装配、调试环环相扣。甘特图过于复杂，简单任务列表又无法体现依赖关系。Notion的时间轴视图（Timeline View） 是完美的折中方案。

  • 实现方法：无需新建数据库，直接为“项目总览”或“主任务”数据库启用时间轴视图。
  • 核心属性：
    • 任务名称：如“详细设计”、“机加工”、“电气配线”、“FAT调试”。
    • 时间跨度：设置开始与结束日期。
    • 负责人：分配团队成员。
    • 里程碑：勾选属性，将关键节点（如“设计评审完成”、“发货”）标记为菱形里程碑。
    • 依赖关系：在时间轴上拖动任务条，可直观创建前后依赖链接。

工程实践：将“装配调试”阶段的任务，与“零件清单”数据库中关键外购件（如伺服电机、控制器）的确认交期关联起来。当交期延误时，时间轴上的后续任务会自动亮起风险警示，迫使团队寻找并行作业方案。

结论：实现工程信息的“单点输入，全局联动”

传统模式下，同一信息（如某个传感器的型号变更）需要在BOM表、采购单、装配图、调试手册中多次修改，极易出错。Notion的核心优势在于数据库的关联与引用。

  • 在“零件清单”中更新交期，“项目时间轴”自动预警。
  • 在“需求池”中将状态改为“已完成”，“项目总览”中的进度百分比自动计算更新。
  • 所有讨论、图纸、文件均可集中挂在相关数据库页面下，形成完整知识脉络。

对于机械工程师而言，这相当于为项目管理设计了一套精密的联动机构。它消除了同步滞后与信息损耗，让团队能将精力重新聚焦于解决真正的技术难题——如何让机构更可靠、让控制更精准、让设备更快地交付。告别零散工具的拼凑，拥抱一体化信息管理，是提升非标自动化项目交付能力的必由之路。